1) Имей большой общий список со всеми делами. Это может быть просто чистая страница в блокноте или заметки на телефоне, нбольшая записная книжка или блок стикеров.
Этот список нужен для того, чтобы а) не забыть дело и записать его сразу; и б) распределять дела логично, а не по заранее придуманным категориям, которые имеют свойство терять актуальность. Пришло дело, записал, забыл — освобождай голову для работы и делай дела тогда, когда тебе удобно.
2) Совмещай дела. Не делай их одновременно, а делай их по-очереди, но в логичных группах. Просматривай свой большой список и распределяй дела во времени, в пространстве и по темам. Например, если ты планируешь посетить какую-то часть города, есть смысл успеть там несколько дел. Или, если ты садишься за компьютер, вспомни, что тебе за ним нужно сделать (ответить на письма, пройти часть онлайн-лекций, написать часть главы и тд.).
3) Не делай дела ради дел; делай дела ради достижения целей. Потрать время и поставь цели на год, квартал, месяц, неделю, и следи, чтобы дела, которые оказываются в твоих списках, действительно стоили твоего времени. Целей не должно быть много: лучше достигнуть и поставить следующую, чем гнаться за десятком зайцев сразу.
4) Для каждого дела поставь срок годности. Не дедлайн, а именно срок годности — дату, когда ты выкинешь это дело из головы и жизни, если не успеешь до этого выполнить.
Почему это важно? Если ты откладываешь, переписываешь из списка в список, злишься на себя, даёшь обещания и придумываешь наказания, список дел не выполняет свою функцию. Назначь момент, когда всё, что не удалось сделать, отправляется в "корзину" и исчезает, и ты почувствуешь огромное облегчение!